IML - Innovative Audience Response

De algemene-jaarvergaderingservice van IML biedt een snelle en nauwkeurige oplossing om stemmen uit te brengen naast een geautomatiseerde registratieprocedure die de aanwezigen op de vergadering aan hun stemrechten koppelt.

Het systeem maakt gebruik van het Communicator stembakje van IML om stemmen te registreren, daarbij wordt elke stem gewogen volgens het aantal aandelen dat men heeft. De resultaten van de resoluties zijn onmiddellijk beschikbaar en kunnen ogenblikkelijk live aan de aandeelhouders worden getoond.

GEAUTOMATISEERDE REGISTRATIE

De aanwezigen worden snel en efficiënt geregistreerd waardoor lange wachtrijen worden vermeden. Kort geleden registreerde IML op een belangrijk evenement binnen de kortste tijd 2500 aandeelhouders, waarbij de gemiddelde registratietijd per aandeelhouder minder dan 20 seconden bedroeg.

Alle aanwezigen (aandeelhouders, vertegenwoordigers van de onderneming, gevolmachtigden, gasten en pers) worden bij aankomst geregistreerd. Zodra de afgevaardigden geregistreerd zijn, krijgen ze een Smartcard. Wanneer ze die in de Communicator invoeren, krijgen ze hun precieze stemrechten toegewezen op basis van het aantal en de klasse van hun bezit.

ELEKTRONISCH STEMMEN

De registratie en de stemming kunnen tegelijkertijd op een aantal locaties verlopen. Er wordt gestemd over elke resolutie en op het scherm van de Communicator wordt bevestigd dat de stemmen werden uitgebracht. De stemmen kunnen in onderdelen worden uitgevoerd terwijl er een livestemming plaatsheeft en de geamendeerde resoluties kunnen ogenblikkelijk worden toegevoegd.

RECHTSTREEKSE STEMMONITOR

Een monitor met live-informatie voor de voorzitter, secretaris en stemopnemer volgt de bijzonderheden van de aanwezigen en geeft actuele informatie weer over alle aanwezigen en over de status van de stemmingen bij volmacht. Mogelijke schommelingen als gevolg van de rechtstreeks uitgebrachte stemmen kunnen vóór het evenement worden bekeken en aan de hand van een samenvatting van de resultaten kan de status van de stemming worden bekeken voor de stemming wordt afgesloten.

VERSLAGEN

Binnen enkele minuten kunnen verslagen worden opgesteld waardoor de resultaten binnen de kortste tijd aan de beurs kunnen worden overgemaakt. Een volledig controletraject en verslag van de stemopnemer worden opgesteld samen met de resultaten volgens resolutie, aanwezigen op de vergadering, stemmen door de aanwezigen, aanwezigheid per klasse en opgeheven stemmingen bij volmacht.

De procedure van de vergadering:

	1.     DEELNAME De aanwezigheidskaarten van de aandeelhouders worden bij aankomst gescand waardoor de registratieprocedure wordt vereenvoudigd en versneld. De vertegenwoordigers van de onderneming, gevolmachtigden, gasten en pers worden op dat moment geregistreerd en hun details worden toegevoegd aan de database van de vergadering.
2.     REGISTRATIE De aandeelhouder ontvangt een Smartcard met een referentienummer dat gekoppeld is aan de stemrechten. Op de kaart is geen vertrouwelijke informatie van de aandeelhouder opgeslagen zodat ze bij verlies gemakkelijk kan worden geannuleerd en vervangen.
	3.     MONITOR U kunt gefocust blijven op de vergadering door middel van de stemmonitor die de bijzonderheden inclusief de informatie over de aanwezigen en een preview van de stemmingen met mogelijke schommelingen volgt.
4.     STEMMING Om te stemmen over de resoluties dient de aandeelhouder de Smartcard in de Communicator te steken. In tegenstelling tot een stemming bij handopsteken worden de stemmen ogenblikkelijk geregistreerd, waardoor de perceptie van de aandeelhouders verbetert dankzij het doeltreffende gebruik van moderne technologie. Een bericht op het scherm van de Communicator bevestigt dat de stem werd uitgebracht. Stemmingen kunnen ook rechtstreeks in onderdelen worden uitgevoerd terwijl er een livestemming plaatsvindt.
	5.     RESULTATEN De resultaten worden ogenblikkelijk weergegeven op het scherm, met de optie om de onthoudingen te tonen. Het scherm met de resultaten kan volledig geconfigureerd worden volgens de branding van uw onderneming.
6.     VERSLAG De verslagen worden automatisch opgesteld, inclusief het verslag van de stemopnemer. Er wordt een archief van het evenement met alle verslagen en de audit van de vergadering op een cd gebrand.